El Cielo Hospitality Group
Privacy & Data Protection Policy
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01
Identificación del Responsable del Tratamiento
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Razón social | El Cielo Hospitality Group Colombia S.A.S. |
| NIT | 901966425-0 |
| Domicilio principal | Carrera 30 No. 4A-45, Edificio Forever W&L, Oficina 406, El Poblado, Medellín, Colombia |
| Correo de contacto | legal@elcielococinacreativa.com |
| Sitio web | www.elcielo.com.co |
| Responsable interno | Camilo Carvajal Salazar – Líder Departamento Jurídico |
02
Objetivo
La presente Política tiene por objeto garantizar la protección de los derechos fundamentales al habeas data, intimidad y libertad de las personas naturales cuyos datos personales son recolectados y tratados por El Cielo Hospitality Group Colombia S.A.S. (en adelante, la "Compañía"), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes vigentes.
03
Ámbito de Aplicación
Esta Política aplica a la totalidad de datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos o suprimidos por la Compañía en desarrollo de sus actividades, que incluyen:
- Operación de restaurantes, eventos y servicios de hospitalidad.
- Gestión de reservas a través del sitio web y plataformas tecnológicas de terceros.
- Programas de fidelización y relacionamiento con clientes.
- Actividades de marketing y comunicaciones comerciales.
- Gestión de recursos humanos: empleados activos, retirados y candidatos.
- Relaciones con proveedores y contratistas.
- Operación del sitio web www.elcielo.com.co y plataformas digitales asociadas.
- Aplicación móvil de fidelización de clientes.
Esta Política es de obligatorio cumplimiento para los directivos, empleados, contratistas, proveedores y cualquier tercero que acceda a datos personales en nombre de la Compañía.
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Definiciones
| Término | Definición |
|---|---|
| Dato Personal | Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Art. 3, Ley 1581/2012) |
| Dato Sensible | Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación: origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros. |
| Dato Privado | Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. |
| Dato Público | Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado sin autorización previa. |
| Titular | Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. |
| Responsable del Tratamiento | Persona jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento. En este documento: El Cielo Hospitality Group Colombia S.A.S. |
| Encargado del Tratamiento | Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos. |
| Transmisión | Comunicación de datos al Encargado, dentro o fuera de Colombia, para tratamiento por cuenta del Responsable. |
| Transferencia | Envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia. |
| Aviso de Privacidad | Comunicación que informa al titular sobre la existencia y contenido de la Política de Tratamiento. |
| Base de Datos | Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento. |
| Habeas Data | Derecho fundamental que faculta a toda persona a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales. |
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Marco Normativo
- Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Régimen General de Protección de Datos Personales.
- Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (incorpora Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014).
- Circular Externa SIC 002 de 2015 y Circulares Externas SIC 005 y 008 de 2017.
- Resolución SIC 35122 de 2021 – Estándares de seguridad de la información.
- Ley 1266 de 2008 – Habeas Data financiero.
- Normas que las complementen, modifiquen o sustituyan.
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Principios Rectores
La Compañía aplicará los siguientes principios en todo tratamiento de datos personales:
- Legalidad: el tratamiento se sujetará estrictamente a lo dispuesto en la Constitución, la ley y esta Política.
- Finalidad: los datos solo se recolectarán para finalidades determinadas, explícitas y legítimas.
- Libertad: el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada del titular, salvo mandato legal.
- Veracidad y calidad: los datos tratados deben ser veraces, completos, exactos y actualizados.
- Transparencia: el titular podrá conocer en todo momento la existencia y uso de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: los datos solo circularán conforme a lo autorizado por el titular o la ley.
- Seguridad: se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
- Confidencialidad: quienes accedan a datos personales están obligados a mantener su reserva.
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Categorías de Datos Recolectados
7.1 Clientes, comensales y asistentes a eventos
- Nombre completo.
- Documento de identidad (para eventos con requisitos legales).
- Correo electrónico y número de teléfono.
- Fecha de reserva, número de personas y preferencias declaradas voluntariamente.
- Calificación y comentarios en encuestas de satisfacción (sistema NPS).
- Historial de visitas y consumo agregado (programas de fidelización).
- Datos técnicos de navegación (IP, cookies, analítica web) conforme a la Política de Cookies.
- Demás datos que sean expresados y aceptados conforme a la política de privacidad aplicada o el documento que soporte la relación.
7.2 Empleados y ex empleados
- Datos de identificación y contacto.
- Información académica y laboral.
- Datos de nómina, seguridad social y prestaciones.
- Datos de desempeño y disciplinarios.
- Datos biométricos para control de acceso (cuando aplique).
- Datos de salud en la medida exigida por la normativa laboral y de SST.
- Demás datos que sean expresados y aceptados conforme a la política de privacidad aplicada o el documento que soporte la relación.
7.3 Candidatos a empleo
- Hoja de vida y documentos de soporte.
- Referencias laborales y académicas.
- Antecedentes judiciales y disciplinarios mediante consulta a fuentes oficiales.
- Resultados de pruebas de selección.
- Datos de salud en los términos exigidos para el cargo.
- Demás datos que sean expresados y aceptados conforme a la política de privacidad aplicada o el documento que soporte la relación.
7.4 Proveedores y contratistas
- Razón social o nombre, NIT o documento de identidad del representante.
- Datos de contacto comercial.
- Información bancaria y tributaria necesaria para la relación contractual.
- Demás datos que sean expresados y aceptados conforme a la política de privacidad aplicada o el documento que soporte la relación.
7.5 Usuarios del sitio web y la aplicación móvil
- Datos de registro de cuenta (nombre, correo electrónico, contraseña cifrada).
- Datos de perfil de usuario y preferencias declaradas.
- Historial de interacción con la plataforma.
- Datos de acumulación y redención de beneficios en el programa de fidelización.
- Datos técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, identificadores de sesión.
- Datos de analítica de uso de la aplicación.
- Datos de geolocalización, únicamente cuando el usuario lo autorice expresamente desde la configuración de su dispositivo.
- Demás datos que sean expresados y aceptados conforme a la política de privacidad aplicada o el documento que soporte la relación.
08
Finalidades del Tratamiento
8.1 Clientes, comensales y asistentes a eventos
- Gestión, confirmación y seguimiento de reservas.
- Prestación de los servicios de restaurante y eventos solicitados.
- Envío de encuestas de satisfacción (NPS) posteriores a la visita.
- Comunicaciones comerciales sobre servicios, menús, eventos y promociones, previa autorización.
- Administración del programa de fidelización: acumulación y redención de beneficios.
- Elaboración de estadísticas de consumo y análisis interno de calidad.
- Prevención del fraude y cumplimiento de obligaciones legales.
8.2 Empleados y ex empleados
- Ejecución del contrato laboral y pago de nómina.
- Afiliación y reporte al sistema de seguridad social.
- Gestión de seguridad y salud en el trabajo.
- Evaluaciones de desempeño y desarrollo profesional.
- Gestión de procesos disciplinarios bajo debido proceso y confidencialidad.
- Cumplimiento de obligaciones tributarias y contables.
8.3 Candidatos a empleo
- Evaluación de idoneidad para el cargo.
- Verificación de referencias, antecedentes y documentos aportados.
- Archivo de hoja de vida por hasta dos (2) años para futuros procesos afines.
8.4 Proveedores y contratistas
- Gestión contractual, facturación y pagos.
- Cumplimiento de obligaciones tributarias y contables.
8.5 Usuarios web y app
- Creación y gestión de cuenta de usuario.
- Personalización de la experiencia en la plataforma.
- Administración del programa de lealtad: puntos, beneficios y recompensas.
- Envío de notificaciones push y comunicaciones sobre el programa, previa autorización.
- Analítica de uso para mejora continua de la plataforma.
- Integración con servicios de terceros autorizados por el usuario.
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Datos Sensibles
La Compañía podrá recolectar datos sensibles en los siguientes casos y con las garantías correspondientes:
- Datos de salud de empleados: en la medida exigida por la normativa de SST. El titular no estará obligado a suministrarlos salvo cuando así lo exija la ley.
- Datos biométricos para control de acceso: su recolección requerirá autorización expresa e independiente del titular, informando el fin específico.
- Restricciones alimentarias de comensales: se tratarán exclusivamente para garantizar la prestación adecuada del servicio solicitado.
- Demás oportunidades en las que la ley y el titular de la información lo permitan.
Ningún dato sensible será utilizado con fines distintos a los aquí declarados ni compartido con terceros sin autorización expresa del titular o mandato legal.
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Autorización
El tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del titular, salvo los casos exceptuados por la ley. La autorización podrá obtenerse:
- Por escrito, mediante formularios físicos o electrónicos.
- A través de la aceptación de esta Política al momento del registro en plataformas digitales o la aplicación móvil.
- Mediante conductas inequívocas del titular que permitan inferir su consentimiento de forma razonable.
Para datos sensibles, la autorización deberá ser siempre expresa y no podrá inferirse de conductas inequívocas. El titular será informado del carácter sensible del dato antes de otorgar su consentimiento.
Las autorizaciones para fines de marketing y comunicaciones comerciales son independientes de las autorizaciones para la ejecución del servicio contratado. El titular podrá revocar la autorización de marketing sin que ello afecte la prestación del servicio.
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Derechos de los Titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:
- Conocer los datos personales que reposan en las bases de datos de la Compañía.
- Solicitar la actualización o rectificación de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad que motivó su recolección.
- Revocar la autorización para el tratamiento, especialmente la de comunicaciones comerciales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos objeto de tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando sus derechos no hayan sido atendidos oportunamente.
Podrán ejercer estos derechos: el titular, sus causahabientes debidamente acreditados, y su representante legal o apoderado con poder autenticado. Los derechos de niños, niñas y adolescentes serán ejercidos por su representante legal.
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Procedimiento para Consultas y Reclamos
12.1 Canal de contacto
El titular podrá ejercer sus derechos dirigiéndose al Responsable Interno de Protección de Datos:
- Correo electrónico: legal@elcielococinacreativa.com
- Dirección física: Carrera 30 No. 4A-45, Edificio Forever W&L, Oficina 406, El Poblado, Medellín, Colombia.
12.2 Consultas
La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no fuere posible atenderla en dicho plazo, se informará al titular dentro del mismo término, sin que la respuesta supere cinco (5) días hábiles adicionales.
12.3 Reclamos, actualización y supresión de datos
Cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que se ha incumplido alguno de los deberes legales, podrá presentar un reclamo. La solicitud deberá contener:
- Nombre completo e identificación del titular o su representante acreditado.
- Descripción clara de los datos objeto del reclamo y de los hechos que lo motivan.
- Documentos de soporte, si los hubiere.
- Medio de respuesta preferido.
Si el reclamo está incompleto, la Compañía notificará al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las omisiones. Si no lo hace dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá desistido. Una vez completo, el reclamo será resuelto en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales con justificación motivada.
12.4 Eliminación de cuenta en la aplicación móvil
El usuario registrado podrá eliminar su cuenta ingresando a su perfil en la aplicación y usando la opción de eliminar cuenta, o mediante solicitud escrita a legal@elcielococinacreativa.com.
La eliminación de la cuenta produce de manera inmediata e irreversible: la supresión definitiva de todos los datos personales almacenados, la pérdida total de estrellas, puntos, beneficios y recompensas acumuladas sin posibilidad de compensación, y la cancelación de su participación en todas las promociones activas. Se recomienda redimir los beneficios disponibles antes de proceder.
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Transmisión y Transferencia de Datos
13.1 Transmisión a Encargados del Tratamiento
La Compañía podrá transmitir datos personales a terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, incluyendo proveedores de servicios tecnológicos (plataformas de reservas, CRM, analítica web, envío de comunicaciones, procesadores de pago), bajo contrato que garantice obligaciones equivalentes a las de esta Política.
Los Encargados actuales incluyen, sin limitarse a:
- Plataformas de gestión de reservas (terceros especializados en hospitalidad).
- Herramientas de analítica y marketing digital.
- Sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM).
- Plataformas de envío de comunicaciones comerciales.
- Sistema de encuestas NPS.
13.2 Transmisión intragrupo
La Compañía podrá transmitir datos personales a Hoteles de Lujo S.A.S. en la medida que sea necesario para la prestación de servicios y conforme a las finalidades declaradas en esta Política. Dicha transmisión debe garantizar los derechos de los titulares.
13.3 Transferencia internacional
Los datos personales de titulares colombianos podrán ser transferidos a proveedores con servidores ubicados fuera de Colombia únicamente cuando:
- El titular haya autorizado expresamente la transferencia internacional.
- El país receptor cuente con nivel adecuado de protección conforme a los estándares de la SIC.
- Se hayan suscrito los instrumentos contractuales que garanticen un nivel de protección equivalente al de la legislación colombiana.
La Compañía adoptará las medidas necesarias para cumplir las Circulares SIC 005 y 008 de 2017 en toda transferencia internacional.
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Temporalidad y Conservación de Datos
| Categoría | Período de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Clientes / comensales (datos de servicio) | 5 años desde la última transacción | Obligaciones tributarias (Art. 632 E.T.) y protección al consumidor |
| Clientes (datos de marketing) | Hasta revocación o 3 años de inactividad | Consentimiento del titular |
| Empleados activos | Durante la vigencia del vínculo laboral | Ejecución contractual y normas laborales |
| Empleados retirados | 10 años desde la terminación del vínculo | Art. 264 CST y normas de archivo |
| Candidatos no seleccionados | 2 años desde el cierre del proceso | Interés legítimo para futuros procesos |
| Proveedores y contratistas | 5 años desde la terminación del contrato | Obligaciones tributarias y contables |
| Usuarios web / app (cuenta activa) | Durante la vigencia de la cuenta | Ejecución del servicio digital |
| Usuarios web / app (cuenta inactiva) | 2 años desde la última sesión, luego eliminación o anonimización | Interés legítimo / principio de temporalidad |
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Seguridad de la Información
La Compañía adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o destrucción. Estas medidas incluyen:
- Control de acceso basado en roles para los sistemas que contienen datos personales.
- Cifrado de datos en tránsito y en reposo para información sensible.
- Procedimientos de gestión de incidentes de seguridad.
- Capacitación periódica del personal con acceso a datos personales.
- Evaluación de las medidas de seguridad de los Encargados del Tratamiento.
En caso de incidente de seguridad, la Compañía notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a los términos y plazos establecidos en la normativa vigente, y a los titulares afectados cuando el incidente implique un riesgo significativo para sus derechos.
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Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
La Compañía reconoce que los datos de niños, niñas y adolescentes tienen carácter sensible y gozan de protección preferente. Sus derechos serán ejercidos por su representante legal, garantizando siempre el interés superior del menor.
En los casos en que sea necesario el tratamiento de datos de menores, se solicitará la autorización del representante legal, se informará de forma comprensible la finalidad del tratamiento y se limitará la recolección a los datos estrictamente necesarios.
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Aplicación Móvil de Fidelización
La Compañía cuenta con una aplicación móvil de fidelización de clientes. Esta Política regulará el tratamiento de datos en dicha aplicación desde su lanzamiento. Las funcionalidades previstas incluyen:
- Creación y gestión de cuenta de usuario.
- Programa de lealtad: acumulación y redención de beneficios y recompensas.
- Comunicaciones personalizadas y notificaciones push (requieren autorización expresa).
- Analítica de uso para mejora de la experiencia.
- Geolocalización (únicamente con autorización expresa y posibilidad de desactivación en cualquier momento).
- Integraciones con servicios del grupo empresarial.
Los usuarios aceptan que al hacer uso de la aplicación se acogen a esta política de datos, así como a los términos y condiciones desarrollados en la misma.
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Modificaciones a Esta Política
La Compañía se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento para atender cambios legislativos, nuevas funcionalidades o evolución de las prácticas del negocio. Toda modificación será publicada en www.elcielo.com.co con al menos quince (15) días de antelación a su entrada en vigor, salvo que sea requerida de forma inmediata por disposición legal. Cuando la modificación implique un cambio sustancial en las finalidades del tratamiento, se solicitará nueva autorización a los titulares afectados.
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Vigencia
Esta Política permanecerá vigente mientras la Compañía realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos mantendrán vigencia de acuerdo con los períodos de conservación establecidos en la sección 14 de este documento.
Contacto
¿Preguntas o solicitudes?
📧 legal@elcielococinacreativa.com
📍 Carrera 30 No. 4A-45, Edificio Forever W&L, Oficina 406, El Poblado, Medellín, Colombia
🌐 www.elcielo.com.co
NIT 901966425-0
Acknowledgment & Consent
Agreement to This Policy
By visiting our website, making a reservation, dining at any of our locations, using our WiFi, interacting with our digital services, or contacting us, you acknowledge that you have read and accept the practices described in this Privacy Policy, and you consent to our collection, use, and sharing of your information as described herein. If you do not agree with our practices, please do not use our website or services. Your continued use of our services following any update to this Policy constitutes acceptance of the revised terms.
01
About Us
This Privacy Policy applies to El Cielo Hospitality Group LLC and its affiliated operating entities in the United States (collectively, "El Cielo," "we," "us," or "our"):
| Entity | State | Operation | EIN |
|---|---|---|---|
| El Cielo Hospitality Group LLC | Delaware | U.S. Holding Company | 84-3425334 |
| El Cielo Restaurant LLC | Florida | Miami, FL | 47-1940026 |
| Blue Spartan LLC | Delaware | New York, NY | 33-2826253 |
| Proteo LLC | Delaware | Washington, D.C. | 35-2520163 |
El Cielo Hospitality Group LLC acts as the principal controller for shared digital infrastructure, including the corporate website and centralized systems. Each affiliated entity is an independent controller for personal data collected in connection with its own operations. For privacy inquiries, contact us at: legal@elcielococinacreativa.com.
02
Scope of This Policy
This Policy describes how we collect, use, share, and protect personal information in connection with our restaurant operations, reservations, events, loyalty program, website, and related digital services in the United States. It applies to:
- Guests and diners at our U.S. locations (Miami, New York, and Washington, D.C.).
- Visitors to our U.S. websites and digital platforms.
- Users of our loyalty program and mobile application.
- Individuals who contact us or make reservations through third-party booking platforms.
This Policy does not apply to our Colombia-based operations, which are governed by a separate Privacy Policy compliant with Colombian Law 1581 of 2012.
03
Information We Collect
3.1 Information you provide to us
- Contact and identification information: name, email address, phone number, and postal address.
- Reservation details: date, party size, special occasion or dietary preferences you choose to share.
- Event and private dining information: contact details, billing information, event specifications.
- Loyalty program information: account credentials, preferences, redemption history.
- Communications: messages, feedback, survey responses, and records of correspondence.
- Call recordings: if you contact us by telephone, calls may be recorded for quality and training purposes.
- Demographic information: such as age, family status, or dining preferences you voluntarily share.
- Employment information: occupation and employer name, when voluntarily provided.
3.2 Information we collect automatically
- Technical data: IP address, browser type and version, device type, operating system, pages viewed, and referring URLs.
- Cookie data: as described in Section 10 of this Policy.
- Location data from the mobile application: only when you expressly grant permission through your device settings.
- Inferences and profiles: we may draw inferences from the information above to personalize dining recommendations or communications.
3.3 Information from third parties
- Reservation platforms (such as OpenTable): reservation details and contact information.
- Social media platforms: information shared with us through social media features.
- Data suppliers and marketing partners: companies that provide demographic or other consumer information.
- Online advertising and analytics providers.
- Fraud prevention companies: information used to detect and prevent fraudulent transactions.
- Publicly available information, when relevant to providing our services.
3.4 Payment information
We do not directly store payment card numbers, CVV codes, or other sensitive payment data. All payment processing is handled by certified third-party payment processors. We retain only the last four digits of your card number and billing address for verification and record-keeping purposes.
04
How We Use Your Information
- To process and manage reservations and confirm your bookings.
- To provide restaurant and dining services, including accommodating dietary requests and special occasions.
- To process payments and manage billing.
- To communicate with you about your reservations, events, and services.
- To send marketing communications about our menus, events, and promotions, where you have provided consent or where permitted by applicable law.
- To administer our loyalty program, including tracking and redeeming benefits.
- To improve our services, website functionality, and customer experience through analytics.
- To comply with applicable laws and regulations, including food safety, tax, and anti-fraud requirements.
- To respond to your inquiries and requests.
We will not use your personal information for purposes materially different from those described above without providing you prior notice and, where required, obtaining your consent.
05
Legal Basis for Processing
- Contract performance: processing necessary to fulfill your reservation, manage your account, and deliver the services you have requested.
- Legitimate interests: processing for fraud prevention, security, improving our services, and direct marketing to existing customers.
- Consent: for marketing communications to new contacts, for non-essential cookies, and for location data through the mobile application. You may withdraw consent at any time.
- Legal obligation: processing required to comply with applicable laws (tax, food safety, employment).
06
How We Share Your Information
6.1 Service providers
We share personal information with trusted third-party service providers that help us operate our business, including reservation management platforms, payment processors, CRM and marketing platforms, analytics providers, and technology infrastructure providers. These providers are contractually obligated to use personal information only as directed by us and to maintain appropriate security measures.
6.2 Affiliated entities
We may share information among the El Cielo affiliated entities listed in Section 1 for operational purposes, including to manage the loyalty program, respond to inquiries, and coordinate group-wide communications.
6.3 Legal requirements
We may disclose personal information to government authorities, law enforcement, or other third parties when required by applicable law, court order, or legal process.
6.4 Business transfers
In the event of a merger, acquisition, reorganization, or sale of assets, personal information may be transferred as part of the transaction. We will notify you of any such change in ownership or control.
6.5 What we do not do
We do not sell, rent, or trade your personal information to third parties for their own marketing purposes.
07
Data Retention
| Category | Retention Period | Basis |
|---|---|---|
| Reservation and dining data | 3 years from last visit | Legal / tax obligations |
| Marketing data (with consent) | Until opt-out or 3 years of inactivity | Consent |
| Loyalty account data (active) | Duration of active account | Contract |
| Loyalty account data (inactive) | 2 years from last login, then deleted or anonymized | Legitimate interest |
| Event booking records | 5 years from event date | Tax and contractual obligations |
| Website analytics data | Up to 26 months (platform-dependent) | Legitimate interest |
08
Your Privacy Rights
8.1 General rights
Depending on your state of residence and applicable law, you may have the following rights:
- Right to know: the categories and specific pieces of personal information we have collected about you.
- Right to access: a copy of your personal information in a portable format.
- Right to correct: inaccurate personal information we maintain about you.
- Right to delete: your personal information, subject to certain exceptions.
- Right to opt out of marketing: you may opt out of receiving marketing communications at any time.
- Right to non-discrimination: we will not discriminate against you for exercising your privacy rights.
8.2 California residents — CPRA
If you are a California resident, you have additional rights under the California Privacy Rights Act (CPRA), including:
- Right to know the specific third parties with whom we share your personal information.
- Right to limit the use of sensitive personal information.
- Right to opt out of the sharing of personal information for cross-context behavioral advertising.
- Right to correct inaccurate personal information.
We do not sell personal information for monetary consideration. However, we may use third-party cookies and analytics tools for targeted advertising purposes, and the sharing of data with those providers may be considered "sharing" under the CPRA. To opt out, contact us at legal@elcielococinacreativa.com with the subject line "California Privacy Request – Do Not Sell or Share."
8.3 Other U.S. state laws
Residents of Virginia, Colorado, Connecticut, Texas, and other states with comprehensive consumer privacy laws may have similar rights. We will honor valid privacy requests submitted in accordance with applicable state law.
8.4 How to exercise your rights
Submit a privacy rights request to legal@elcielococinacreativa.com. We will respond within 45 days of receiving a verifiable request, with one extension of 45 additional days where reasonably necessary and with prior notice. We may need to verify your identity before processing your request.
8.5 California "Shine the Light" Law
California residents may request information regarding our disclosure of personal information to third parties for their direct marketing purposes by contacting us at legal@elcielococinacreativa.com with the subject line "California Shine the Light Request."
09
Security
We implement reasonable and appropriate technical and organizational measures to protect your personal information against unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction. These measures include access controls, encryption of sensitive data in transit and at rest, and vendor security assessments.
No security measure is completely infallible. In the event of a data breach involving your personal information, we will notify you as required by applicable state and federal law.
10
Cookies and Tracking Technologies
Our website uses cookies and similar tracking technologies to improve your browsing experience, analyze traffic, and, where you have consented, deliver relevant communications.
- Essential cookies: necessary for the website to function. They cannot be disabled.
- Analytics cookies: help us understand how visitors interact with our website. Activated only with your consent.
- Marketing cookies: used to serve relevant communications based on your interests. Activated only with your consent.
You can manage your cookie preferences at any time through the cookie consent tool on our website or through your browser settings. SMS and mobile phone numbers collected for text communications are not shared with any third parties for their own marketing purposes.
11
Children's Privacy
Our services are not directed to children under the age of 13, and our digital services and loyalty program are not intended for individuals under the age of 16. We do not knowingly collect, solicit, or maintain personal information from anyone under the age of 16. If we become aware that we have collected personal information from a child under 16 without appropriate consent, we will take steps to delete that information promptly.
12
International Data Transfers
El Cielo Hospitality Group LLC is part of a group with operations in Colombia. Personal information collected in the United States may be accessed by affiliated entities or service providers located in Colombia or other countries. When personal information is transferred internationally, we implement appropriate safeguards to protect your information consistent with applicable law.
13
Third-Party Websites and Booking Platforms
Our website may contain links to third-party websites or integrate with booking platforms (such as OpenTable). This Policy does not apply to those third-party services. We encourage you to review the privacy policies of any third-party service you use to make reservations or interact with our services.
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Mobile Application
Our loyalty mobile application will be subject to this Policy and related privacy disclosures from the moment of its launch.
15
Changes to This Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. When we make material changes, we will notify you by posting the updated Policy on our website with an updated effective date, and, where appropriate, by email or in-app notification. Continued use of our services after the effective date of any update constitutes acceptance of the revised Policy.
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Contact Us
📧 legal@elcielococinacreativa.com (subject: "Privacy Inquiry – U.S.")
📍 31 SE 5TH ST, Miami, FL 33133
EIN 84-3425334
We will respond to verifiable consumer privacy rights requests within 45 days as required by applicable law, with one possible extension of 45 additional days where reasonably necessary and with prior notice.
Privacy and Data Protection Policy
1. Introduction
At El Cielo Hospitality Group Colombia S.A.S. (Medellín, Bogotá, Miami, Washington DC, New York) and all its affiliated companies, hereinafter referred to as the “Company,” we are committed to protecting the personal information and privacy of our clients, employees, and partners. This Privacy and Data Protection Policy outlines how we collect, use, share, and protect personal information in compliance with applicable laws and regulations, including Law 1581 of 2012 in Colombia, the General Data Protection Regulation (GDPR) of the European Union, and U.S. privacy laws such as the California Consumer Privacy Act (CCPA) and the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) where applicable.
2. Information We Collect
2.1 Personal Information
We collect personal information from our clients, employees, and partners, including but not limited to:
- Name
- Email address
- Phone number
- Social media contact information
- Reservation details (dates, preferences, etc.)
- Payment information
2.2 Technical Information
We may collect technical information related to the use of our services and website, such as:
- IP address
- Browser type
- Cookie information
- Website navigation data
3. Use of Information
We use the personal information collected to:
- Process reservations and transactions
- Provide requested services and products
- Communicate with our clients about offers, promotions, and updates
- Enhance customer experience and improve our services
- Comply with legal and regulatory requirements
4. Information Sharing
We do not share personal information with third parties, except in the following cases:
- Service Providers: We may share information with providers who help us operate our business (e.g., payment processors, marketing services).
- Legal Compliance: We may disclose information if required by law or to comply with a legal obligation.
- Business Transfers: In the event of a merger, acquisition, or sale of assets, we may transfer personal information as part of the transaction.
5. User Rights
5.1 Rights under the GDPR (EU)
Residents of the European Union have specific rights under the GDPR, including:
- Right to access their personal information
- Right to rectify inaccurate information
- Right to request the deletion of their information (right to be forgotten)
- Right to restrict or object to the processing of their information
- Right to data portability
5.2 Rights under Law 1581 of 2012 (Colombia)
Data subjects in Colombia have similar rights, including:
- Right to know, update, and rectify their data
- Right to request proof of consent granted
- Right to be informed about the use of their data
- Right to request the deletion of data
5.3 Rights under CCPA (U.S.)
California residents have rights such as:
- Right to access the personal information we have collected
- Right to request the deletion of personal information
- Right to opt out of the sale of their personal information
6. Information Security
We implement technical and organizational security measures to protect personal information against unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction. However, no security measure is completely infallible, and we cannot guarantee the absolute security of the information.
We use cookies and similar technologies to enhance the user experience on our website. You can control the use of cookies through your browser settings.
8. Data Retention
We retain personal information only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected and to comply with our legal obligations.
9. Changes to this Policy
We may occasionally update this Privacy and Data Protection Policy. We will notify you of significant changes and update the date of the last revision in the footer of this policy.
10. Contact
If you have any questions about this policy or how we handle your personal information, you can contact us at:
- Address: Cl. 7D #43c – 36 (Medellín – Colombia)
- Email: master@elcielococinacreativa.com
- Phone: 604 3523344
- Last Updated: 30/08/2024
Terms and Conditions of Service
1. Introduction
Welcome to El Cielo Hospitality Group Colombia S.A.S. (Medellín, Bogotá, Miami, Washington DC, New York) and all its affiliated companies, hereinafter referred to as “the Company.” These Terms and Conditions of Service (hereinafter “Terms”) govern the use of our services and access to our websites www.elcielo.com.co, www.elcielomiami.com, www.elcielowashington.com, www.elcielohotel.com (hereinafter “the Site”). By using our services or accessing the Site, you agree to comply with these Terms.
2. Services
The Company provides accommodation and dining services in the hospitality sector. We reserve the right to modify, suspend, or discontinue any service at any time without prior notice.
3. Use of the Site
3.1 Access and Use: You may only use the Site and our services legally and in accordance with these Terms.
3.2 Prohibitions: It is prohibited to use the Site for illegal activities, to send spam, or to damage the Company’s reputation.
4. Reservations and Payments
4.1 Reservations: Reservations must be made through the Site or other means specified by the Company.
4.2 Payments: Payments must be made according to the accepted methods and within the established deadlines. The Company reserves the right to cancel reservations in case of non-receipt of full payment.
5. Cancellations and Refunds
5.1 Cancellations: Cancellation policies are subject to the specific terms of each service. Please check the applicable cancellation terms when making a reservation.
5.2 Refunds: Refunds will be processed according to the cancellation and refund policies published on the Site.
6. Intellectual Property
All intellectual property rights related to the Site and services are owned by the Company. Reproduction, distribution, or unauthorized use of the Site’s content is not permitted without the express permission of the Company.
7. Liability
The Company shall not be liable for indirect, incidental, or consequential damages resulting from the use or inability to use the Site or our services.
8. Modifications
The Company may modify these Terms at any time. Modifications will be posted on the Site and will take effect immediately after publication.
9. Applicable Law
These Terms shall be governed by the laws: (Law 1581 of 2012 in Colombia, the General Data Protection Regulation (GDPR) of the European Union, and privacy laws in the United States, such as the California Consumer Privacy Act (CCPA) and the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) when applicable. Any dispute related to these Terms will be resolved in the competent courts.
10. Contact
For inquiries about these Terms, please contact us at:
- Address: Cl. 7D #43c – 36 (Medellín – Colombia)
- Email: master@elcielococinacreativa.com
- Phone: 604 3523344
- Last Update: 30/08/2024
Employee Privacy Notice
1. Introduction
At El Cielo Hospitality Group Colombia S.A.S. (Medellín, Bogotá, Miami, Washington DC, New York) and all its companies, hereinafter referred to as “the Company”, we value the privacy of our employees and are committed to protecting personal information in compliance with applicable laws, including Law 1581 of 2012 in Colombia, GDPR, and other relevant regulations.
2. Information Collected
We collect the following personal information from our employees:
- Contact information (name, address, phone number, email address)
- Banking and payment details
- Work and educational history
- Performance and evaluation information
3. Use of Information
The personal information of employees is used for:
- Payroll and benefits management
- Compliance with legal and regulatory obligations
- Performance evaluations and professional development
- Employment-related communications
4. Sharing of Information
Personal information may be shared with:
- Service Providers: To manage payroll, benefits, and other related services.
- Legal Compliance: When required by law or in response to legal proceedings.
5. Employee Rights
Employees have the right to:
- Access their personal information
- Request the correction of inaccurate data
- Request the deletion of data under certain conditions
6. Security
We implement security measures to protect personal information from unauthorized access, disclosure, or destruction.
7. Data Retention
We retain personal information for the time necessary to fulfill legal and business obligations.
8. Changes to the Notice
This Privacy Notice may be updated. Updates will be communicated to employees and posted on the company’s internal site.
9. Contact
For inquiries regarding this Privacy Notice, contact:
- Address: Cl. 7D #43c – 36 (Medellín – Colombia)
- Email: master@elcielococinacreativa.com
- Phone: 604 3523344
- Last Update: 30/08/2024
Cookie Policy
1. Introducción
En El Cielo Hospitality Group Colombia S.A.S. (Medellín, Bogotá, Miami, Washington DC, New York) y todas sus empresas, en adelante, la Compañía, utilizamos cookies para mejorar tu experiencia en nuestros sitios web www.elcielo.com.co, www.elcielohotel.com (en adelante, “el Sitio”). Esta Política de Cookies explica qué son las cookies, cómo las usamos y cómo puedes gestionarlas.
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4. Cookie Management
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5. Changes to the Policy
This Cookie Policy may be updated. Changes will be posted on the Site, and users will be notified if necessary.
6. Contact
For questions regarding our Cookie Policy, please contact us at:
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